Am 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen in Deutschland die Übergangsfrist: Rechnungen an andere Unternehmen müssen dann als E-Rechnung verschickt werden. Die Grundregeln sind inzwischen vielfach erklärt. Weniger beantwortet ist, was sie für Wäschereien und Textilservicebetriebe konkret bedeuten.

Der Textilservice hat seine Besonderheiten: eine gemischte Kundschaft vom Hotel bis zum Privathaushalt, Sammelrechnungen mit Liefernachweisen je Station und viele Kunden aus dem öffentlichen Bereich. In diesem Beitrag finden Sie die Regeln kurz und verständlich und das, was speziell für die Branche gilt.

Inhalt: Was ist eine E-Rechnung? · Zeitplan · Wer betroffen ist · Rechnungspraxis · Formate · Kunden mitnehmen · Checkliste

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein System automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: ein reiner Datensatz (XML) ohne Bildteil. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie häufig.
• ZUGFeRD: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Menschen lesen das PDF, Systeme das XML. Anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Daran ändert auch der digitale Versand nichts. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen.

Der Zeitplan: Wer muss wann?

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Beim Empfang gilt sie bereits für alle, beim Versand kommt es auf den Umsatz an.

Zwei Details zur 800.000-Euro-Grenze werden häufig missverstanden:

• Es zählt Ihr eigener Umsatz, nicht der Ihres Kunden. Ein großer Kunde verpflichtet Sie also nicht früher.
• Genau 800.000 Euro liegen noch nicht darüber. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026 laut Ihrer Buchhaltung, nicht die Summe Ihrer Geschäftskundenrechnungen.

Welche Rechnungen im Textilservice betroffen sind – und welche nicht

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Für eine Wäscherei mit gemischter Kundschaft lohnt deshalb der Blick auf jede Kundengruppe einzeln.

Im Massengeschäft ist nicht immer erkennbar, ob ein Kunde Unternehmer ist. Laut Bundesfinanzministerium reicht es, das bei Vertragsbeginn oder einer Vertragsänderung zu klären. Wer es nicht wissen konnte, muss keine Beanstandung fürchten.

Worauf es in der Rechnungspraxis ankommt

Eine E-Rechnung kann technisch gültig sein und trotzdem nicht bezahlt werden – etwa weil eine Angabe fehlt, die der Empfänger für die Zuordnung braucht. Für die Buchhaltung sind deshalb fünf Punkte entscheidend.

• Pflichtangaben gehören in den Datensatz. Seit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026 ist klargestellt: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage reicht nicht. Für Sammelrechnungen mit Liefernachweisen je Station oder Kostenstelle heißt das: Art und Umfang der Leistung müssen im XML erkennbar sein. Die Anlage ergänzt, sie ersetzt nichts.
• Die Referenzen Ihrer Kunden müssen stimmen. Viele Empfänger ordnen Rechnungen über Bestellnummer, Kostenstelle oder – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID zu. Fehlt diese Angabe, wird die Rechnung zurückgewiesen und die Zahlung verzögert sich.
• Korrekturen laufen über eine neue Rechnung. Eine E-Rechnung wird nicht von Hand korrigiert. Stattdessen stellen Sie eine Korrekturrechnung oder eine Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung aus.
• Der Übermittlungsweg ist Vereinbarungssache. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Weg vor. E-Mail, Schnittstelle oder Kundenportal sind möglich – wichtig ist, dass Sie den Weg mit jedem Kunden abstimmen.
• Das XML ist das Original. Archivieren Sie den strukturierten Datensatz unverändert und GoBD-konform. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre.

Formate ändern sich: Warum „einmal einrichten“ nicht reicht

E-Rechnungsformate sind keine einmalige Sache. Sie werden laufend weiterentwickelt, und Ihre Rechnungsempfänger stellen ihre Systeme entsprechend um.

• XRechnung: Seit September 2026 liegt eine Vorabversion von XRechnung 4.0 vor. Die finale Version wird für das Frühjahr 2027 erwartet, mit mehr als 50 neuen Datenfeldern.
• ZUGFeRD: Im August 2026 ist Version 2.5.2 erschienen. Künftig sind zwei Releases pro Jahr geplant.

Für Ihren Betrieb heißt das: Die Software, mit der Sie Rechnungen erstellen, muss Schritt halten. Planen Sie Updates deshalb regelmäßig ein und nicht erst, wenn ein Kunde eine Rechnung zurückweist. Je nach IT-Umgebung braucht ein Update etwas Vorlauf.

Die eigenen Kunden mitnehmen

Die Umstellung betrifft nicht nur Ihre Buchhaltung, sondern auch Ihre Kunden: Sie müssen Ihre E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Wer das frühzeitig abstimmt, vermeidet Rückfragen im Januar.

• Format und Weg abfragen: Klären Sie mit Ihren Geschäftskunden, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD erwarten und wie die Rechnung ankommen soll.
• Referenzen einsammeln: Fragen Sie Bestellnummern, Kostenstellen und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID aktiv ab.
• Testrechnung schicken: Senden Sie Ihren wichtigsten Kunden vor dem Jahreswechsel eine E-Rechnung zur Probe und lassen Sie sich die Annahme bestätigen.

Das zahlt sich doppelt aus: Ihre Rechnungen werden reibungslos bezahlt, und Ihre Kunden sehen, dass Sie das Thema im Griff haben.

Checkliste: Sind Sie bereit?

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist gut zu bewältigen, wenn drei Dinge stimmen: Sie wissen, welche Kunden betroffen sind, Ihre Rechnungsdaten sind vollständig, und Ihre Software ist auf dem aktuellen Stand. Wer jetzt prüft und mit seinen Kunden spricht, startet entspannt ins Jahr 2027.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: November 2026.

Quellen: IHK Stuttgart: Ende der Übergangsfrist · Haufe: Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2026)